Patronat Honorowy nad przedsięwzięciem objęła Prezydent Miasta Stołecznego Warszawy. Wydarzenie było skierowane m.in. do urzędów marszałkowskich, przedstawicieli archiwów urzędów miast i gmin, starostw powiatowych, samorządowych jednostek organizacyjnych. Uczestnikami spotkania byli również goście z NDAP, Archiwum Państwowego w Warszawie, ZG SAP oraz prelegenci. W pierwszym dniu konferencji wystąpił przedstawiciel Dr Krystian Ziemski & Partners – prawnik Maciej Kiełbus. Jego wystąpienie dotyczyło tematyki udostępniania akt gromadzonych w archiwach samorządowych w kontekście k.p.a., ustawy o ochronie danych osobowych, o dostępie do informacji publicznej, ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.